4. Übersetzung, Beglaubigung und Versand

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Die meisten Herkunftsstaaten erwarten das Dossier internationaler Adoptivwerber in der eigenen Landessprache.

 

Manchmal ist es auch möglich, das Dossier in englischer Sprache einzureichen. Daher werden die Dokumente üblicherweise nach der Fertigstellung von einem gerichtlich beeideten Übersetzer in die Landessprache übersetzt. Manchmal darf die Übersetzung erst im Herkunftsland stattfinden, um dort anerkannt zu werden. In wenigen Staaten ist es möglich, die Übersetzung ohne beeideten Übersetzer durchzuführen.

Um im Herkunftsstaat anerkannt zu werden, müssen die Dokumente außerdem einen geregelten Beglaubigungsweg durchlaufen. Für diesen sind fast immer mehrere Beglaubigungsschritte erforderlich:

1. Erstbeglaubigung

Im ersten Schritt können die Dokumente entweder bei einem Notar oder beim Bezirksgericht beglaubigt werden. In diesem Fall stehen zwei Arten von Beglaubigung zur Verfügung.
- Bei der Unterschriftsbeglaubigung bestätigen Notar oder Bezirksgericht, dass die Unterschrift einer bestimmten Person echt ist. Zu diesem Zweck muss die Unterschrift vor dem Notar/Gericht geleistet oder anerkannt werden.
Über den Inhalt oder die Richtigkeit der unterschriebenen Urkunde werden dabei keine Feststellungen getroffen.
- Die beglaubigte Abschrift ist die Bestätigung durch Notar/Gericht, dass die Kopie einer Urkunde mit dem Original übereinstimmt. Auch hier wird keine Aussage über den Inhalt getroffen.

Je nach Herkunftsstaat können sich die darauf folgenden Beglaubigungsschritte unterscheiden.

2. Überbeglaubigung

Die erstbeglaubigten Dokumente müssen nun überbeglaubigt werden. Dies kann je nach Vorgaben des Herkunftslandes entweder durch eine Apostille oder durch eine festgelegte Folge von Überbeglaubigungen bei drei weiteren Instanzen geschehen.


a. Beglaubigung durch Apostille
Die Apostille ersetzt einen komplexeren Beglaubigungsvorgang mit mehreren Überbeglaubigungen und basiert auf dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung (BGBl. Nr. 1968/27).
Der Beglaubigungsweg führt hier nach dem Notar/Bezirksgericht zum jeweiligen Landesgericht, wo die Apostille erhältlich ist.

b. Überbeglaubigungen
Ist eine Überbeglaubigung durch Apostille nicht möglich, sind mehrere Überbeglaubigungsschritte erforderlich. Zuerst wird die Echtheit der Unterschrift des Notars oder Bezirksgerichts sowie dessen Amtssiegel durch das jeweilige Landesgericht für Zivilrechtssachen überbeglaubigt.
Schließlich werden diese Urkunden vom Bundesministerium für Auswärtige Angelegenheiten in Wien (Legalisationsbüro) legalisiert und als letzter Schritt nochmals von der jeweiligen Botschaft des Herkunftslandes überbeglaubigt.

In vielen Ländern ist es möglich, die Dokumente vom Notar/ Bezirksgericht zu einem einzigen Akt zu bündeln (das heißt, sie werden zusammengeheftet und versiegelt), sodass in weitere Folge der gesamte Akt nur mehr als eine Urkunde überbeglaubigt werden muss. Das spart Kosten für die weiteren Beglaubigungsschritte. Allerdings gibt es auch Staaten, die die Dokumente einzeln beglaubigt und überbeglaubigt vorgelegt haben wollen.

Zuletzt wird das Dossier von der Landesregierung nochmals geprüft und  von dort – in der Regel per Botendienst – an die zuständige Stelle im Herkunftsland versendet. Der Versand per Botendienst macht es möglich, nachzuverfolgen, wann die Dokumente angekommen sind und von wem sie entgegen genommen wurden.
Manche Stellen im Ausland bestätigen den Empfang der Dokumente und geben bekannt, wenn die Adoptivwerber alle Kriterien erfüllen und in die Liste Wartender aufgenommen wurden (oder noch etwas nachzureichen ist). Andere Staaten tun das nicht.